KINNITATUD
Direktori kk nr 5
15.03.02
I ÜLDEESKIRJAD
1. Kahtla Põhikooli ( edaspidi kool ) asjaajamise kord on kooskõlas
Laimjala Vallavalitsuse asjaajamise korraga ja kehtestab kooli asjaajamise
korraldamise põhinõuded.
Asjaajamine on dokumentide loomine, registreerimine, edastamine, hoidmine
ja kasutamine kuni nende üleandmiseni arhiivi.
2. Koolis koostatud dokumendid peavad olema vastavuses haldusdokumentide
vormistamise põhinõuetega.
3. Kooli asjaajamise korraldajaks on direktor, kelle põhiülesandeks
on:
- dokumentide vastuvõtmine
- dokumentide registreerimine
- dokumentide vahendamine
- dokumentide väljastamine
- järelvalve dokumentide täitmise üle
- dokumentide hoidmine
- nõustamine asjaajamisega seotud küsimustes
- asjaajamise pidev täiustamine
- telefakside lähetamine
- kirjade, panderollide, trükiste lähetamine
- kooli plankettide väljatöötamine
- asjaajamises vajaminevate teatmematerjalide muretsemine
4. Kahtla Põhikooli asjaajamisperiood on kalendriaasta, mille seisuga
käskkirja nr algavad nr 1-st.
5. Käskkirjad annab välja direktor kaadri ja õpilaste
kohta
II HALDUSDOKUMENTIDE KOOSTAMINE JA VORMISTAMINE
6. Dokumendi mõiste
6.1 Dokument on informatsiooni edastus- ja säilitusvahend, mis
võib olla vormistatud paberil, magnetlindil,
filmilindil jm. kandjal.
6.2 Juriidilises mõttes on dokument kirjalik tunnistus, midagi
tõendav või kellegi õigusi kinnitav seaduslikus
korras koostatud kiri.
7. Dokumentide liigitus
7.1 Dokumendid liigitatakse:
- informatsioonilised dokumendid - ametkiri, iseloomustus,
teade, akt, õiend, tõend, ettekanne, aruanne
- korraldavad dokumendid ehk haldusaktid - käskkiri, korraldus,
otsus, juhend
- organisatsioonilised dokumendid – põhikiri, põhimäärus
- kollegiaalse otsustusega dokument on protokoll
8. Dokumendi plank
8.1 Ametlikud dokumendid vormistatakse plankidel. Kehtib üks formaat
A4 ( 210 x 297 mm) .
8.2 Plangile trükitavate rekvisiitide järgi kasutatakse kahte
liiki planke:
1 ) üldplank – käskkirja, korralduse, otsuse, määruse,
juhendi, tõendi, õiendi, protokolli ja akti vormistamiseks
2) kirjaplank - ametikirja vormistamiseks.
8.3 Dokumendiplangid kujundatakse käesolevale korrale lisatud näidisvormingute
alusel (LISAD 1 – 2 ), mis vastavad Eesti Vabariigi haldusdokument ide
vormistamise põhinõuetele (EV ST 3-92).
8.4 Tänukirjade ja kutsete vormistamisel kasutatakse erivormistusega
planke.
8.5 Üldplangile trükitavad rekvisiidid on:
· dokumendi autori nimi KAHTLA PÕHIKOOL
· väljaandmise koht Kahtla
· kuupäeva ja numbri ( indeksi ) koht
8.6 Käskkirja vormistamisel kasutatakse planki:
· dokumendi autor KAHTLA PÕHIKOOL
· dokumendi nimetus KÄSKKIRI
• väljaandmise koht Kahtla
· kuupäeva ja numbri koht
8.7 Dokumendi liigi nimetus ( käskkiri, akt, protokoll jne ) märgitakse
nimetavas käändes, suurte tähtedega ja paksus kirjas
N: KÄSKKIRI
8.8. Kirjaplangile trükitavad rekvisiidid on:
- dokumendi autori nimi KAHTLA PÕHIKOOL
- kuupäeva ja numbri koht
- sissetulnud dokumendi (algatus kirja) kuupäeva ja indeksi koht
- kontaktandmed. Kontaktandmeteks on autori aadress, registri number,
telefoni ja faxi number, e-posti aadress. Telefoni ja faxi numbrid grupeeritakse
.
8.9 Dokumendiplangid trükitakse kvaliteetsele valgele paberile
sellise värvitumedusega, mis võimaldaks dokumente paljundada.
8.10 Dokumendiplangid trükitakse eesti keeles.
9. Dokumentide vormistamine
9.1 Kõigi dokumentide kohustuslikud rekvisiidid on : “Dokumendi
väljaandja”, “Dokumendi liigi nimetus” (välja arvatud kirjal),
“Adressaat” (kirjaplangil), “Kuupäev”, “Number või indeks”,
“Tekst” ja “Allkiri”.
9.2 Ametlikud dokumendid vormistatakse kooli plangil.
Mitmelehelisi dokumente pöördele ei vormistata ja alates
teisest lehest kasutatakse plangi asemel valget paberit.
10. Kuupäev
10.1 Kuupäev märgitakse kas numbriliselt või sõnalis-numbriliselt
järjestuses: kuupäev, kuu, aasta. Kuupäev ja kuu märgitakse
alati kahekohalistena, aasta neljakohalisena. Aastaarvu järgi punkti
ei kasutata.
11. Number e. indeks
11.1 Kirja number e. registreerimisindeks peab sisaldama järjekorranumbrit
registri järgi ja toimiku tähist (numbrit) toimikute loetelus.
12. Viide sissetulnud dokumendi kuupäevale ja numbrile
12.1 Vastusdokumendile märgitakse sissetulnud dokumendi kuupäev
ja number jälgides täpselt selle kirjapilti.
N: Teie 1999 – 04 – 27 nr AS / 123
Teie 27.04.1999 nr 7-12/ 321
13. Adressaat
13.1 Dokument adresseeritakse asutusele, struktuuriüksusele, juriidilisele
või füüsilisele isikule. Rekvisiidi koostisosad märgitakse
järgmiselt: isik, asutus, asutuse struktuuriüksus; tänav,
maja- või korterinumber; asula või sidejaoskond, sihtnumber,
linn või maakond; riik. Viimane sihtkoht märgitakse suurtähtedega.
N: Laimjala Vallavolikogu eelarvekomisjon
N: Hr. Tõnu Saar
Laimjala Vallavalitsus
13.2 Vastusdokumendi adresseerimis välismaale peab dokumendile
märgitav aadress järgima täpset saaja aadressi koostisosade
järjestust ja kirjaviisi.
13.3 Kui dokument saadetakse mitmele adressaadile, tehakse rekvisiidi
“Märkus lisaadressaatide (koopia saajate) kohta” real vastav märge.
14. Dokumendi kasutamise korda reguleeriv märge
14.1 Vajadusel tehakse dokumendile kasutamise kohta sellekohane märge
( “isiklik”, “ametialaseks kasutamiseks”) enne rekvisiiti “adressaat”,
kasutades suurtähti.
N: ISIKLIK
15. Dokumendiliigi nimetus
15.1 Dokumendiliigi nimetus märgitakse nimetavas käändes
( käskkiri, korraldus, otsus, määrus, akt, protokoll jne),
suurtähtedega ja paksus kirjas. Protokolli kohta näidatakse ära,
mille kohta vastav protokoll on koostatud.
N. KORRALDUS
N. ÕPPENÕUKOGU PROTOKOLL
16. Pealkiri
16.1 Pealkiri ehk sisuviide avab lühidalt dokumendi sisu. Pealkirja
põhisõna märgitakse nimetavas käändes ning
pealkirja lõpus kirjavahemärki ei kasutata. Dokumentide pealkirjad
vormistatakse paksus kirjas.
N: Taotlus
17. Pöördumine
17.1 Pöördumises kasutatakse ametinimetust, viisakustiitlit
( lp, hr, pr, prl ), tiitleid, auastmeid või isiku nime. Eesnime
kasutatakse pöördumisel juhul, kui see on oluliseks täpsustuseks
( kui asutuses on mitu samanimelist isikut jne. )
N: Lp. Maie Mägi
18. Tekst
18.1 Dokumendi tekst peab olema lühike, täpne ja keeleliselt
korrektne ega tohi võimaldada erinevaid tõlgendusi.
18.2 Teksti vormistamisel kasutatakse plokkstiili, s.o. teksti iseseisvad
mõttelised osad ehk lõigud eraldatakse üksteisest kahekordse
reavahega. Taandrida ei kasutata.
19. Lõppsõna
19.1 Lõppsõnas ehk lugupidamisavalduse lõpus kirjavahemärki
ei kasutata
N: Lugupidamisega
Austusega
Edu soovides
20. Allkiri
20.1 Rekvisiit “Allkiri” koosneb dokumendi alla kirjutanud isiku allkirjast
e. signatuurist, selle desifreeringust ja ametinimetusest, kusjuures signatuuri
jaoks tuleb vabaks jätta kolm kuni viis rida. Originaaldokumentide
allkirjastamisel kasutatakse sinist värvi dokumendipliiatsit.
.
.(Signatuur)
.
Heli Maajärv
Direktor
20.2 Kui dokumendi projektis ettenähtud isik ei saa dokumendile
alla kirjutada ja seda teeb teine selleks volitatud ametiisik, vormistatakse
dokument ümber. Kui viimane ei ole võimalik, tehakse allkirja
deshifreeringus ja ametinimetuses vastav parandus.
21. Märkus lisaadressaatide või koopiate saajate kohta
21.1 Kui dokument saadetakse mitmele adressaadile või on tema
sisuga vaja tutvustada ka teisi ametiisikuid või asutusi, tehakse
antud dokumendile vastav märge.
N: Koopiad: kultuurinõunik
22. Märkus lisade kohta
22.1 Ametikirja tekstis nimetatud lisade puhul märgitakse lisade
reale nende lehekülgede ja eksemplaride arv.
N: Lisa 3 lehel 2 eks.
22. 2 Protokollide puhul märgitakse lisa nimetus tekstis. Lisale
tehakse ülemisse parempoolsesse nurka märge dokumendi kohta,
mille juurde ta kuulub.
N: Lisa 1
Kinnitatud õppenõukogus nr 6
25.08.2003. a.
23. Kinnitusmärge
23.1 Dokumenti võib kinnitada ametiisik või teatud teine
dokument. Õigusaktiga kinnitatav dokument (näiteks põhimäärus,
ametijuhend jm.) vormistatakse valgele paberile ja sellele kirjutab alla
ametnik, kes allkirjastas õigusakti. Dokumendi ülemisse parempoolsesse
nurka tehakse kinnitusmärge .
23.2 Kinnitusmärge koosneb sõnast “kinnitan”, rekvisiidist
“allkiri” ja kuupäevast või sõnast “kinnitatud” kinnitatava
dokumendi autorist, väljaandja ametikohast, kuupäevast, dokumendi
nimetusest ning numbrist. Sõnad “kinnitan” ja “kinnitatud” märgitakse
suurte tähtedega ning kirjavahemärkideta.
N: KINNITAN; KINNITATUD
.................... Kahtla Põhikooli
(signatuur) õppenõukogu otsusega
25.08.2003. a.
Heli Maajärv
Kahtla Põhikooli direktor
12.08.2003 a.
24. Resolutsioon
24.1 Resolutsioon koosneb selle töötaja eesnimetähest
ning perekonnanimest, kellele dokument suunatakse, märkest ettekirjutatava
tegevuse ning täitmise korra ja tähtaja kohta, resolutsiooni
koostaja signatuurist ja allakirjutamise kuupäevast. Resolutsioon
märgitakse dokumendile.
25. Pitser
25.1 Pitser pannakse rekvisiidi “Allkiri” juurde nii, et see riivaks
dokumenti allkirjastanud isiku allkirja viimaseid tähti. Tekst või
vapi kujutis pitseril peab jääma õiget pidi.
26. Märge dokumendi originaalsuse või terviklikkuse kohta
26.1 Dokumendiks võib olla originaal, koopia, ärakiri või
väljavõte.
Originaal - dokumendi esimene, lõplikult vormistatud ja allakirjutatud
eksemplar
Koopia - originaali kopeerimise teel saadud täpne dokumendi kordus,
mis vastab originaalile nii sisult kui vormilt.
Ärakiri - originaali sisuline kordus.
Väljavõte - originaali osaline taasesitus.
26.2 Kui dokumendist on tehtud ärakiri, koopia või väljavõte,
tehakse vastav märge dokumendi parempoolsesse ülemisse serva
suurtähtedega .
N: ÄRAKIRI
VÄLJAVÕTE
KOOPIA
27. Ärakirja, koopia, väljavõtte tõestusmärge
27.1 Dokumendi ärakirjad, koopiad ja väljavõtted tõestatakse
märkega, mis koosneb suurtähtedega vormistatud sõnadest
“ärakiri õige” või “väljavõte õige”
, dokumendi tõestanud isiku signatuurist ja selle desifreeringust,
ametinimetusest, tõestamise kuupäevast ning vajadusel pitserist.
Kui dokument koosneb mitmest lehest, siis tehakse tõestusmärge
viimasele lehele. Pitser asetatakse nii et see riivaks sõna “õige”
viimaseid tähti.
N: ÄRAKIRI ÕIGE
(signatuur)
................................
Maret Vaga
õppealajuhataja
10.09.2003. a.
27.2 Dokumentide mitmes eksemplaris valmistamisel (paljundamisel) tekkinud
koopiaid on lubatud tõestada pitseriga oma asutusesiseseks kasutamiseks
või allasutustele saatmiseks.
27.3 Väljavõte vormistatakse valgele paberile. Väljavõtte
ülemisele parempoolsele nurgale kirjutatakse sõna “VÄLJAVÕTE”.
Väljavõttes peavad olema taastatud kõik andmed, mille
abil saab identifitseerida dokumendi väljaandjat, dokumendiliiki,
väljaandmise aega ja kohta. Väljavõtete õigsust
võib tõestada ainult pitseriga. Väljavõtte, mille
abil saab tõestada isikute õigusi või tuvastada tehingute
aluseks olevaid fakte, õigsust, tuleb tõestada tõestusmärke
ja pitseriga.
28. Lehekülje number
28.1 Mitmelehelistel dokumentidel märgitakse alates teisest lehest
ülesse keskele lehekülje number, kasutamata seejuures kirjavahemärke
või lühendit “lk”
29. Pitsat
29.1 Dokumentidele, mis nõuavad autentsuse tõestamist,
pannakse pitser.
29.2 Kahtla Põhikoolis on kasutusel üks vallavapi kujutisega
pitsat.
30. Vallavapi kujutisega pitsat
30.1 Laimjala vallavapi kujutisega pitsat asub direktori kabinetis.
Selle hoidmise ja kasutamise eest vastutab direktor.
30.2 Laimjala vallavapi kujutisega pitsatit kasutatakse alljärgnevalt:
- lepingutel;
- töölepingutel ja tööraamatutes;
- sõprus- või koostöölepingutel;
- komandeerimistunnistustel
- koolist nimeliselt väljastatavatel tõenditel
- muudel kooli esindavatel dokumentidel;
31. Dokumenditöö korraldamine
31.1 Dokumenditöö hõlmab:
- dokumentide registreerimist;
- dokumendiringluse organiseerimist;
- dokumentide täitmist;
- dokumentide hoidmist ja säilitamist;
32. Dokumentide registreerimine
Dokumendi registreerimine on:
- dokumendi koostamise või saamise fakti fikseerimine;
- kuupäeva ja numbri märkimine dokumendile;
- vajaliku teabe kandmine vastavasse registrisse;
32.1 Saabunud kirjade registreerimiseks kasutatakse koolis “Saabunud
dokumentide registreerimise raamatut”, mis sisaldab järgmisi andmeid:
- registreerimise järjekorra number
- saabunud dokumendi kuupäev ja indeks
- kellelt saadud
- sisu
- resolutsioon või kellele dokument suunatud
32.2 Väljasaadetavate dokumentide registreerimiseks kasutatakse
“Väljasaadetavate dokumentide registreerimise raamatut”, mis sisaldab
järgmisi andmeid:
- registreerimise järjekorra number
- dokumendi kuupäev
- kellele saadetud
- sisu
- toimiku indeks
- täitmise märge
32.3 Tõendite registreerimiseks on koolis kasutusel “Tõendite
registreerimise raamat”, mis sisaldab järgmisi andmeid:
- järjekorranumber
- tõendi väljaandmise kuupäev
- tõendi saaja perekonna- ja eesnimi
- tõendi saaja elukoht
- tõendi sisu
- tõendi vastuvõtja allkiri
32.4 Registreerimisel kasutatakse toimikute loetelu, mille alusel saab
dokument koos kuupäevaga indeksi.
32.5 Registreerimisele ei kuulu dokumendid, millel on ühekordne
informatiivne iseloom (õnnitlused, teadaanded, kutsed )
32.6 Kahtla Põhikoolis registreeritakse
- kõrgematelt organitelt saabunud dokumendid
- kõik täitmist nõudvad dokumendid
- väljastatavad dokumendid
- käskkirjad
- protokollid
- määrused, otsused, korraldused
- kodanike kaebused ja avaldused
- lepingud
32.7 Saabunud dokumentide registreerimisel märgitakse indeks järjestuses
– dokumendi registreerimise järjekorranumber ja toimiku tähis
(number).
N: 61 / 54.17
32.8 Väljasaadetavate kirjade indeks koosneb toimiku tähisest
ja registreerimise järjekorranumbrist.
N: 54.17 / 61
33. Saabuvad dokumendid
33.1 Kahtla Põhikoolile saabunud post võetakse vastu direktori
poolt.
33.2 Kõik ümbrikud avatakse, väljaarvatud ümbrik
märkega “Isiklik”.
33.3 Ümbrikuid üldjuhul ei säilitata, välja arvatud
- kui dokumendi väljastamise või saabumise kuupäeva
tõestamiseks on vaja postitemplit
- kui saatja aadressi saab kindlaks määrata ainult ümbriku
järgi
- juurdemaksuga saadetise korral
33.4 Dokumentide originaalid säilitatakse direktori juures.
33.5 Saabunud dokumendid vaatab direktor reeglina läbi saabumise
päeval. Telegrammid, faksid ja muud kiireloomulised dokumendid aga
viivitamata.
33.6 Dokumentide läbivaatamise tulemused kajastatakse resolutsioonis.
Resolutsioon peab sisaldama selle töötaja nime, kellele dokument
suunatakse, vajadusel ka tähtaja, resolutsiooni kirjutaja allkirja
ja kuupäeva.
33.7 Kui resolutsioonis on mitu nime, siis üldreeglina vastutab
dokumendi täitmise ja vastamise eest esimesena märgitud täitja.
Direktor edastab dokumendi täitmiseks vastavale töötajale.
34. Väljasaadetavad dokumendid
34.1 Väljasaadetavate dokumentide ringlus hõlmab dokumendi
koostamist, vormistamist, signeerimist ja väljasaatmist.
34.2 Dokumendid saadetakse välja direktori poolt.
35. Dokumentide täitmine
35.1 Vastavalt avaldustele vastamise seadusele tuleb vastata kõikidele
dokumentidele, mis oma sisult seda nõuavad, suuliselt või
kirjalikult. Vastama ei pea anonüümsetele kirjadele.
36. Ametikiri
36.1 Ametikiri vormistatakse kahes eksemplaris, originaal kirjaplangile
ja ärakiri samas formaadis paberilehele või tehakse originaalist
koopia.
36.2 Isiklikes asjus kirjutades asutuse blankette ei kasutata.
36.3 Ametikirja koostamisel ja vormistamisel tuleb silmas pidada, et
kiri on ühtlasi ka asutuse visiitkaardiks. Et kiri saavutaks soovitud
eesmärgi, peavad nii sisu kui vorm olema kooskõlas.
Iga kiri läheb täitmiseks või teadmiseks, seetõttu
tuleb teksti koostamisel jälgida
· lühidust ja lihtsust
· täpsust ja selgust- teave peab olema mõistetav
ja usaldusväärne
· õiget sõnastust nii keeleliselt kui juriidiliselt
· loogilisust – võimalusel võiks tekst sisaldada
üht küsimust korraga, siis on kirja hõlpsam registreerida
ja täitmisele suunata. Kui kirjas viidatakse mingile teisele dokumendile,
tuleb näidata selle autor, liik, kuupäev, number ja pealkiri.
Kirja tekst peaks olema koostatud alljärgnevaid soovitusi arvestades:
· sissejuhatus, kus antakse kirja koostamise põhjus,
eesmärk või alus. Siin viidatakse ka samas küsimuses varem
peetud kirjavahetusele
· probleemi esitus, tõestus, kus esitatakse fakte, selgitusi
· lõppkokkuvõte, järeldus või ettepanek
küsimuse lahendamiseks
36.4 Ametikirju liigitatakse sisu järgi:
· algatuskirjad
· vastuskirjad
· kaaskirjad
37. Tõend
37.1 Tõend on dokument, mis kinnitab fakti olemasolu. Tõendis
peavad olema märgitud sõna “tõend”, kuupäev ja
number ning kellele tõend esitatakse.
37.2 Tõendid nummerdatakse ja registreeritakse tõendite
registreerimise raamatus.
37.3 Tõenditele kirjutab alla direktor, tema äraolekul asendaja.
38. Käskkiri
38.1 Käskkirja andmise õigus on kooli direktoril.
38.2 Ettepaneku teeb kooli töötaja, kelle kompetentsi kuulub
küsimus.
38.3 Käskkiri vormistatakse ühes eksemplaris ning registreeritakse.
Pärast allakirjutamist käskkiri paljundatakse ja saadetakse asjaosalistele.
38.4 Käskkirja vormis peavad olema järgmised rekvisiidid:
kuupäev ja number
pealkiri
tekst
allkiri
38.5 Käskkirjale kirjutab alla kooli direktor või tema asendaja.
39. Lepingud
39.1 Tulenevalt Kahtla Põhikooli põhimäärusest
sõlmib Kahtla Põhikooli nimel lepinguid kooli direktor.
39.2 Sõlmitud lepingud registreeritakse lepingute registris ja
hoitakse koolis vastavates toimikutes.
40. Dokumentide säilitamine
40.1 Dokumentide süstematiseerimise, säilitamistähtaegade
määramise ning dokumentide hulga ja asukoha arvestuse aluseks
on toimikute loetelu, mis kehtestatakse iga aasta 1. septembrist ja hõlmab
kõiki kooli tegevuse dokumenteeritavaid lõike.
40.2 Pärast asjajamisaasta lõppemist valmistatakse dokumendid
ette säilitamiseks ja kasutamiseks.
41. Asjaajamise üleandmine
41.1 Enne teenistuskohalt vabastamist või teenistuskoha muutumisel,
on teenistuja kohustatud asjaajamise üle andma uuele töötajale.
Asjaajamise üleandmine vormistatakse üleandmis- vastuvõtmise
aktiga kooli direktori poolt määratud tähtaja jooksul.
41.2 Asjaajamise üleandmis-vastuvõtmise akt peab sisaldama
pooleliolevate dokumentide loetelu ja ametniku poolt peetavate toimikute
ja registrite loetelu.
